Vacature Allround Officemanager

Functie:                                                                Allround Officemanager

Startdatum:                                                         Per direct     

Deadline solliciteren:                                         tot functie is vervuld

Standplaats: Leiden

Aantal uren: 28-32 uur

Ben jij een sociale en gedreven Office Manager die graag zou willen werken bij een jonge, dynamische en groeiende zorgorganisatie? En zou je graag jouw steentje bij dragen, door de dagelijkse processen en ad hoc zaken binnen de organisatie in goede banen te leiden? Dan is dit een mooie kans.

Over Aemosa

Aemosa biedt begeleiding en coaching voor iedereen vanaf 18 jaar die te maken heeft met psychisch lijden, een psychiatrische kwetsbaarheid en/ of verslavingsproblemen. Aemosa richt zich op hulpvragers die niet goed in staat zijn om volledig zelfstandig in de thuissituatie te functioneren en bereid zijn om samen met Aemosa aan herstel te werken. Wij bieden hulp vanuit de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en zijn werkzaam in de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Voorschoten, Oegstgeest, Zoeterwoude, Duin en Bollenstreek, gemeente Katwijk, Zoetermeer, Wassenaar, Voorburg-Leidschendam & Lansingerland

Over de functie

Je bent aanspreekpunt en contactpersoon

Je staat mensen te woord en zoekt altijd een manier om anderen op weg te helpen bij vragen of problemen. Wanneer nodig zet je vragen en berichten door naar juiste persoon.

  • Beheren van e-mailboxen en het beantwoorden van telefoon

  • Vragen van medewerkers beantwoorden en zo nodig doorzetten naar de juiste persoon.

  • Uitwisselen van informatie met medewerkers en externe partijen. 

  • Contact met leveranciers en ketenpartners

  • Contactpersoon bij storingen en/of facilitaire problemen

 

Diverse administratieve taken en ondersteuning bij HR-taken

Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en weet goed hoe je met gevoelige informatie omgaat.

  • Informatiebeheer en documentatie, zoals het opvragen en archiveren van documenten en (persoons)gegevens, het doorvoeren van (HR-)mutaties en het afhandelen van inkomende en uitgaande post.  

  • Het regelen van diverse zaken bij indiensttreding en uitdiensttreding van medewerkers, zoals:

  • dienstmiddelen (telefoons, laptops, fietsen), opstellen van overeenkomsten en verwerken en doorvoeren van gegevens.

  • Diverse (ad hoc) werkzaamheden

 

Verantwoordelijk voor facilitaire zaken

Jij zorgt voor een prettige en georganiseerde werkomgeving voor alle medewerkers, waar de voorzieningen en faciliteiten verzorgd en in orde zijn. Je ziet of hoort wat er nodig is en als een vlotte schakel regel jij dat tijdig. Hiermee verlicht en ontzorg jij de medewerkers en directie, waardoor zij zich goed kunnen richten op hun werkzaamheden.

  • Voorraadbeheer (zoals: diverse dienstmiddelen, kantoorbenodigdheden, koffie en thee)

  • Plaatsen van bestellingen.

  • Regelen van de maandelijkse lunch en de boodschappen voor borrels

  • Netjes, verzorgd en opgeruimd houden van de kantoorruimten en keuken

  • Zorgdragen/regelen van het onderhoud van de dienstauto's

  • Regelen van diverse voorzieningen

Herken jij jezelf in deze eigenschappen en kwaliteiten?

Je bent behulpzaam en integer. En je staat graag met een proactieve en open houding klaar voor medewerkers, bezoekers en het managementteam.

Je bent flexibel en kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende taken.

Je bent opmerkzaam, besluitvaardig en assertief en weet voor elk probleem wel een oplossing te vinden.

Je vindt het fijn om zelfstandig te werken en weet goed je eigen werk te organiseren.

Je hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden en legt makkelijk contact.

Dit kun je verwachten als je bij ons komt werken:

·       Een functie waar je zelfstandig werkt, maar veel interactie hebt

·       Een informele en open werksfeer binnen een dynamische organisatie

·       Ruimte om eigen ideeën in te brengen

·       Naast hard werken, is er ook tijd voor gezelligheid!

 

Dit vragen wij:

Je hebt relevante werkervaring (als office manager of een soortgelijke functie), óf een studie gevolgd in deze richting.

Je kunt goed overweg met digitale systemen.

Je bent 4 werkdagen per week beschikbaar

Het hebben van een rijbewijs is een pre.

 

Wat wij bieden:

Een bruto salaris van minimaal € 2.200,00 en maximaal € 3.000,00,- o.b.v. 36uur

Afhankelijk van werkervaring en opleiding

Vakantietoeslag van 8%

Een eindejaarsuitkering van 8,33%

Denk jij geschikt te zijn voor de functie Allround Office Manager en maakt deze vacature je nieuwsgierig en enthousiast? Solliciteer dan direct en misschien ontmoeten we elkaar binnenkort voor een kennismakingsgesprek.

 

Stuur jouw cv en je motivatiebrief naar werkenbij@aemosa.nl