Privacyreglement Aemosa 

aemosa lijn.jpg
 
 

Dit reglement is van toepassing binnen Aemosa, gevestigd in Leiden, Leiderdorp, Zoeterwoude en Oegstgeest, en heeft betrekking op de verwerking van gegevens van hulpvragers die ondersteuning en begeleiding ontvangen van Aemosa.

Gegevens aanbieder

Naam instelling: Aemosa

Hoofdadres: Oude Rijn 44b, 2312 HG, Leiden

Telefoonnummer: 06-83408249

Email: info@aemosa.nl

Website: www.aemosa.nl

KvK: 74235087

AGB-code: 98102075

Aanspreekpunten: Annemieke Haklander & Elody Varkevisser

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Wet Bescherming Persoonsgegevens vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De AVG is een Europese verordening die regels stelt voor de verwerking van gegevens en heeft als doel om persoonsgegevens te beschermen en deze bescherming in alle Europese landen gelijk te trekken. De AVG kent een zestal basisprincipes waaruit door Aemosa gewerkt wordt, te weten:

  • Aemosa gebruikt persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor de informatie oorspronkelijk is verzameld

  • Aemosa weet welke bestanden en persoonsgegevens zij beheert en in bezit heeft

  • Aemosa heeft vastgelegd hoe zij de verwerking van persoonsgegevens en beveiliging van deze gegevens waarborgt

  • Aemosa is op de hoogte van de rechten die hulpvragers hebben van wie zij gegevens in bezit heeft

  • Aemosa heeft een functionaris voor de gegevensbescherming

  • Aemosa garandeert de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en de veerkracht van haar systemen.

Aemosa maakt gebruik van een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) welke voldoet aan de AVG-norm. Zo wordt er gewerkt vanuit een beveiligde Cloud op het internet en worden persoonsgegevens niet opgeslagen op computers, tablets, telefoons of andere apparaten. Enkel medewerkers van Aemosa, die getekend hebben voor geheimhoudingsplicht kunnen door middel van een twee-factoranalyse inloggen en persoonsgegevens aanpassen dan wel verwerken. Aemosa vindt het uiterst belangrijk dat naast transparante communicatie ook transparant wordt omgegaan met de dossiers. Daarom heeft elk dossier een eigen unieke code welke opgevraagd kan worden om het eigen dossier in te zien en te volgen. Daarnaast bevat elk dossier bij Aemosa naast een ondertekend persoonlijk plan, ook een ondertekende toestemmingsverklaring waarin de hulpvrager specifieke toestemming geeft voor de verwerking van gegevens en het contact met derden zoals familie en ketenpartners

Aemosa heeft als regel binnen de organisatie dat persoonsgegevens op papier versnippert dienen te worden. Mocht er reden zijn om een papieren document in bewaring te nemen, dan zal Aemosa deze bewaren in een kluis met toestemming van de hulpvrager.

Meldplicht datalekken

Aemosa heeft meldplicht datalekken. Dit houdt in dat Aemosa bij een datalek een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Sinds 1 januari 2016 is deze meldplicht verplicht voor alle organisaties in Nederland en dus ook voor Aemosa.

Wat betekend dit voor jou en voor jouw dossier?

Mijn dossier

Om jou goed te kunnen ondersteunen houden wij vanaf het eerste contact een dossier over jou bij. Jouw dossier bevat naast korte verslagen van gesprekken en activiteiten ook informatie over jouzelf, je traject, je persoonlijk plan maar ook een toestemmingsverklaring en indien mogelijk jouw plan geschreven door het betrokken Sociaal Wijkteam. Jouw gegevens worden bijgehouden in een beveiligd elektronisch cliënten dossier welke volledig voldoet aan de laatste AVG-normen.

Hoe beschermt Aemosa de informatie die in mijn dossier staat?

Wat er in jouw dossier staat is privé! Aemosa hecht grote waarde aan privacy en geheimhouding en laat haar medewerkers hiervoor tekenen. Aemosa houdt zich aan de regels zoals beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), welke sinds 25 mei in alle Europese landen actief is. Enkele basisprincipes zijn:

* Jouw coach mag jouw gegevens alleen gebruiken als dit nodig is voor de ondersteuning en begeleiding.

* (zie bovenstaande stuk)

Wie mag mijn dossier lezen?

Coaches werkzaam bij Aemosa: Enkel medewerkers van Aemosa die gemachtigd zijn en bij jouw begeleiding en ondersteuning betrokken zijn mogen in jouw dossier werken. Je kan erop vertrouwen dat alle coaches bij Aemosa, volgens de geldende wet- en regelgeving geheimhoudingplicht hebben en hiervoor getekend hebben.

Jijzelf: Natuurlijk heb jij alle recht om je eigen dossier in te zien, het gaat tenslotte om jou. Coaches van Aemosa kunnen jou een unieke link verstrekken die jou inzage geeft in je eigen dossier. Het kan voorkomen dat er ook gegevens van anderen in uw dossier staat. Omdat ook de privacy van deze andere personen moet worden beschermd, kan er worden besloten om delen van uw dossier niet te laten zien.

Anderen: Zonder toestemming van jou is het niet mogelijk voor Aemosa om informatie uit je dossier te delen met anderen zoals je werkgever, partner, familie of vrienden.

Hoelang houdt Aemosa mijn gegevens

Dossiers worden na afronding van het begeleidings- of ondersteuningstraject maximaal twee jaar bewaard in de beveiligde Cloud van Aemosa in de map ‘archief’. Procesgegevens zoals start- en einddatum van een traject, naam, adres en woonplaats worden tot maximaal zeven jaar bewaard. Na deze zeven jaar zullen de dossiers volledig worden vernietigd. De bewaartermijnen van Aemosa houden rekening met de wettelijke en fiscale eisen die een bewaartermijn van zeven jaar inhoudt. Gegevens die niet bewaard hoeven te worden, worden gewist.

Heb je nog vragen of heb je bezwaren?

Aemosa besteedt grote zorg aan zorgvuldige registratie van jouw gegevens en het beschermen van je privacy. Natuurlijk kan je daarover vragen hebben of bezwaren hebben. In het eerste geval kan je dit bespreekbaar maken met je eigen coach of je wenden tot een van de oprichters Annemieke Haklander of Elody Varkevisser. Daarnaast kan je een klacht indienen via het klachtenformulier of je coach vragen om in contact te komen met een onafhankelijk vertrouwenspersoon.